Administración - 10. Organización efectiva y cultura organizacional
No existe una única o mejor forma de organizar, lo que funcione dependerá de cada situación.
Evitar errores al organizar mediante la planeación
Para una buena organización es necesario establecer objetivos y una planeación ordenada.
Planificación de la organización ideal
La base de la planeación es encontrar una organización ideal que refleje las metas de la empresa.
La forma final establecida casi nunca será estática.
La estructuda de una organización debe hacerse a medida.
Los principios organizacionales son generales, pero al implementarse debe considerarse las necesidades de la empresa.
Modificación de acuerdo con el factor humano
Si el personal disponible no se ajusta a la estructura ideal y no se le puede hacer a un lado, se debe modificar la estructura para ajustarla a las capacidades.
Primero se modifica alrededor de las metas, y luego sobre el factor humano
Ventajas de la planificación organizacional
Planificar la estructura de la organización ayuda a determinar las necesidades futuras de personal y los programas de capacitación requeridos.
Evitar la inflexibilidad organizacional
Una ventaja básica de planear la organización es evitar la inflexibilidad organizacional.
Nunca se debe perder la capacidad de adaptarse a un ambiente cambiante y hacer frente a nuevas contingencias.
Evitar la inflexibilidad mediante la reorganización
Aun cuando la reorganización pretende responder a los cambios en el entorno de la empresa, puede haber otros motivos imperiosos para ello.
La necesidad de reajuste y cambio
Hay cierta necesidad de reajustes moderados y continuos para evitar que la estructura se estanque.
La construcción de imperios no es tan atractiva cuando los involucrados saben que sus cargos pueden cambiar.
Construcción de imperios: el desarrollo de una gran organización para que el gerente parezca más importante.
Comprender las relaciones de autoridad
Los gerentes deben comprender la naturaleza de las relaciones de autoridad si quieren resolver los problemas entre el personal de línea y el de staff.
La relación de línea requiere tomar decisiones, y la del staff asistir y aconsejar.
Garantizar que la línea escuche al staff
Debe alentarse a los gerentes de línea a consultar al personal de staff.
Mantener informado al personal de staff
La crítica principal hacia el staff: dejan de apreciar la complejidad de la tarea de un gerente de línea e ignoran hechos importantes cuando hacen sus recomendaciones.
Requerir el trabajo completo al personal de staff
El personal de staff a menudo ignora que sus recomendaciones deben ser lo suficientemente completas para permitir a un gerente de línea dar una simple respuesta positiva o negativa.
Hacer del trabajo del personal de staff una forma de vida organizacional
El staff debe contribuir a fortalecer la imagen de los gerentes.
No debe intentar asumir el crédito de una idea
Evitar conflictos mediante la aclaración
Una causa importante de los conflictos en las organizaciones es que las personas no comprenden sus funciones y las de sus compañeros de trabajo.
Organigrama: Indica cómo se vinculan los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad.
Ventajas: muestra a los gerentes y al personal nuevo cuál es su relación con toda la estructura.
Desventajas: muestra las relaciones de autoridad formal y omite las muchas relaciones informales y de información significativas.
Descripción del puesto: Establece la función básica del puesto, las principales áreas de resultados finales de las que el individuo es responsable y las relaciones de reporte que supone.
Garantizar la comprensión de la organización
Para que la estructura funcione, todos los miembros de una empresa deben comprender su organización, lo que requiere su enseñanza.
Enseñar la naturaleza de la organización
Muchos planes organizacionales bien concebidos fracasan porque sus miembros no los entienden.
Un manual organizacional que informe sobre la filosofía, los programas y los organigramas, y que cuente con un perfil de descripciones de los puestos ayuda mucho a comprender la organización.
Reconocer la importancia de la organización informal y la red de relaciones internas
Otra forma de lograr efectividad es identificar y aprovechar a plenitud la organización informal.
La red natural de comunicación
Surge cuando los miembros de una organización informal se conocen lo suficiente para intercambiar información, en ocasiones sólo rumores sobre la empresa.
También conocida como radio pasillo.
Beneficios de la organización informal
Da cierta cohesión a la organización formal
Da un sentido de pertenencia y estatus
Muchos gerentes utilizan conscientemente las organizaciones informales como canales de comunicación
Promover una cultura organizacional apropiada
La cultura de una organización también influye en su efectividad.
Cultura organizacional vs práctica administrativa
Definir la cultura de la organización
Cultura organizacional: Modelo general de comportamiento; creencias y valores compartidos entre los miembros de la organización.
La influencia del líder en la cultura de la organización
Valor: Creencia relativamente permanente sobre lo que es o no apropiado, que orienta las acciones y el comportamiento de los empleados en el cumplimiento de las metas de la organización.
Resumen
Organizar supone el desarrollo de una estructura intencional de funciones para el desempeño efectivo. Muchos errores organizacionales pueden evitarse si primero se planea la organización apropiada para alcanzar las metas y luego se modifica con base en el factor humano u otros situacionales. La planeación de la organización identifica las necesidades de personal y ayuda a superarlas con la dotación del mismo, también revela la duplicación de esfuerzos y de autoridad, así como las líneas de comunicación poco claras y las formas obsoletas de hacer las cosas. Una organización efectiva se conserva flexible y se ajusta a los cambios del ambiente.
Para que el trabajo del personal de staff sea efectivo es importante aclarar las relaciones de autoridad, obligar a que el personal de línea escuche al de staff y mantener a este último informado; además, la efectividad demanda que el personal de staff prepare recomendaciones completas y que la utilización de éstas se convierta en una forma de vida organizacional.
El conflicto organizacional puede reducirse mediante los organigramas y las descripciones de puestos. La organización mejora si se enseña su naturaleza y se identifica la organización informal y la red natural de relaciones. Además, las empresas efectivas desarrollan y nutren una cultura organizacional apropiada.
Administración - 10. Organización efectiva y cultura organizacional
No existe una única o mejor forma de organizar, lo que funcione dependerá de cada situación.
Evitar errores al organizar mediante la planeación
Para una buena organización es necesario establecer objetivos y una planeación ordenada.
Planificación de la organización ideal
La base de la planeación es encontrar una organización ideal que refleje las metas de la empresa.
La forma final establecida casi nunca será estática.
La estructuda de una organización debe hacerse a medida.
Los principios organizacionales son generales, pero al implementarse debe considerarse las necesidades de la empresa.
Modificación de acuerdo con el factor humano
Si el personal disponible no se ajusta a la estructura ideal y no se le puede hacer a un lado, se debe modificar la estructura para ajustarla a las capacidades.
Primero se modifica alrededor de las metas, y luego sobre el factor humano
Ventajas de la planificación organizacional
Planificar la estructura de la organización ayuda a determinar las necesidades futuras de personal y los programas de capacitación requeridos.
Evitar la inflexibilidad organizacional
Una ventaja básica de planear la organización es evitar la inflexibilidad organizacional.
Nunca se debe perder la capacidad de adaptarse a un ambiente cambiante y hacer frente a nuevas contingencias.
Evitar la inflexibilidad mediante la reorganización
Aun cuando la reorganización pretende responder a los cambios en el entorno de la empresa, puede haber otros motivos imperiosos para ello.
La necesidad de reajuste y cambio
Hay cierta necesidad de reajustes moderados y continuos para evitar que la estructura se estanque.
La construcción de imperios no es tan atractiva cuando los involucrados saben que sus cargos pueden cambiar.
Construcción de imperios: el desarrollo de una gran organización para que el gerente parezca más importante.
Comprender las relaciones de autoridad
Los gerentes deben comprender la naturaleza de las relaciones de autoridad si quieren resolver los problemas entre el personal de línea y el de staff.
La relación de línea requiere tomar decisiones, y la del staff asistir y aconsejar.
Garantizar que la línea escuche al staff
Debe alentarse a los gerentes de línea a consultar al personal de staff.
Mantener informado al personal de staff
La crítica principal hacia el staff: dejan de apreciar la complejidad de la tarea de un gerente de línea e ignoran hechos importantes cuando hacen sus recomendaciones.
Requerir el trabajo completo al personal de staff
El personal de staff a menudo ignora que sus recomendaciones deben ser lo suficientemente completas para permitir a un gerente de línea dar una simple respuesta positiva o negativa.
Hacer del trabajo del personal de staff una forma de vida organizacional
El staff debe contribuir a fortalecer la imagen de los gerentes.
No debe intentar asumir el crédito de una idea
Evitar conflictos mediante la aclaración
Una causa importante de los conflictos en las organizaciones es que las personas no comprenden sus funciones y las de sus compañeros de trabajo.
Organigrama: Indica cómo se vinculan los departamentos a lo largo de las principales líneas de autoridad.
Ventajas: muestra a los gerentes y al personal nuevo cuál es su relación con toda la estructura.
Desventajas: muestra las relaciones de autoridad formal y omite las muchas relaciones informales y de información significativas.
Descripción del puesto: Establece la función básica del puesto, las principales áreas de resultados finales de las que el individuo es responsable y las relaciones de reporte que supone.
Garantizar la comprensión de la organización
Para que la estructura funcione, todos los miembros de una empresa deben comprender su organización, lo que requiere su enseñanza.
Enseñar la naturaleza de la organización
Muchos planes organizacionales bien concebidos fracasan porque sus miembros no los entienden.
Un manual organizacional que informe sobre la filosofía, los programas y los organigramas, y que cuente con un perfil de descripciones de los puestos ayuda mucho a comprender la organización.
Reconocer la importancia de la organización informal y la red de relaciones internas
Otra forma de lograr efectividad es identificar y aprovechar a plenitud la organización informal.
La red natural de comunicación
Surge cuando los miembros de una organización informal se conocen lo suficiente para intercambiar información, en ocasiones sólo rumores sobre la empresa.
También conocida como radio pasillo.
Beneficios de la organización informal
Da cierta cohesión a la organización formal
Da un sentido de pertenencia y estatus
Muchos gerentes utilizan conscientemente las organizaciones informales como canales de comunicación
Promover una cultura organizacional apropiada
La cultura de una organización también influye en su efectividad.
Cultura organizacional vs práctica administrativa
Definir la cultura de la organización
Cultura organizacional: Modelo general de comportamiento; creencias y valores compartidos entre los miembros de la organización.
La influencia del líder en la cultura de la organización
Valor: Creencia relativamente permanente sobre lo que es o no apropiado, que orienta las acciones y el comportamiento de los empleados en el cumplimiento de las metas de la organización.
Resumen
Organizar supone el desarrollo de una estructura intencional de funciones para el desempeño efectivo. Muchos errores organizacionales pueden evitarse si primero se planea la organización apropiada para alcanzar las metas y luego se modifica con base en el factor humano u otros situacionales. La planeación de la organización identifica las necesidades de personal y ayuda a superarlas con la dotación del mismo, también revela la duplicación de esfuerzos y de autoridad, así como las líneas de comunicación poco claras y las formas obsoletas de hacer las cosas. Una organización efectiva se conserva flexible y se ajusta a los cambios del ambiente.
Para que el trabajo del personal de staff sea efectivo es importante aclarar las relaciones de autoridad, obligar a que el personal de línea escuche al de staff y mantener a este último informado; además, la efectividad demanda que el personal de staff prepare recomendaciones completas y que la utilización de éstas se convierta en una forma de vida organizacional.
El conflicto organizacional puede reducirse mediante los organigramas y las descripciones de puestos. La organización mejora si se enseña su naturaleza y se identifica la organización informal y la red natural de relaciones. Además, las empresas efectivas desarrollan y nutren una cultura organizacional apropiada.